Хартия принципов проведения эффективных тендеров в украинской ивент — индустрии

Этот документ создан совместными усилиями ивенторов Украины и России и является результатом опыта, знаний многих профессионалов отрасли организации специальных мероприятий работающих как в ивент-агентствах, так и среди представителей заказчика. Его цель определить те принципы и условия, которые позволят сделать тендер на организацию мероприятия честным и результативным. Свести к минимуму возможности злоупотреблений. Уменьшить число конфликтов вызванных разными трактовками предложений и обязательств.

1. Конкурс на проведение мероприятия должен быть прозрачным

Под прозрачным тендером мы понимаем такую форму конкурса, в которой все участники знают друг о друге, получают идентичную информацию от компании-организатора, имеют одинаковое время на подготовку предложения и равные возможности по представлению своих презентаций.

2. Отбор и приглашение участников

Отбор участников проводится компанией-организатором тендера. Выбрав потенциальных участников, организатор направляет им официальное приглашение на участие в конкурсе и бриф по электронной почте. Все участники стоят в открытой копии.

Количество участников — не более четырех-пяти (наиболее эффективно три).

3. Бриф на проведение мероприятия

Бриф отправляется по электронной почте вместе с приглашением и должен содержать:

- информацию о компании-организаторе тендера;
- дату и описание планируемого мероприятия;
- сроки и этапы проведения тендера;
- критерии оценки тендерных предложений;
- информацию о возможном вознаграждении за участие в тендере;
- если такое не предусмотрено — это также должно быть четко указано;
- список участников тендера;
- формат и сроки подачи тендерного предложения;
- ожидаемый бюджет и порядок оплаты;
- сроки принятия решения;

Все дополнения к брифу отправляются по электронной почте.

4. Де-брифинг

Де-брифинг является эффективным инструментом при наличии списка вопросов со стороны агентства заранее, чтобы у клиента было время подготовиться к нему. Де-брифинг есть обязательным по запросу компании-заказчика.

5. Срок подготовки тендерного предложения

Для качественной подготовки предложения профессиональному агентству требуется от 10 до 15 рабочих дней.

6. Рассмотрение тендерных предложений

Эффективным является этап очной презентации предложения подготовившим его агентством, в присутствии представителя клиента, принимающего решение. Время презентации зависит от размеров проекта, но в любом случае оно должно быть не меньше часа.

7. Принятие решения по результатам тендера

О результате тендера компания-организатор должна известить по электронной почте, все участники стоят в открытой копии. В сообщении обязательно указываются компания-потребитель конкурса и те причины, по которым она была выбрана (используя критерии оценки).

8. Соблюдение интеллектуальных прав

Компания-потребитель тендера обязана следить за тем, чтобы при подготовке проекта н были использованы идеи из предложений конкурентов. А в случае обоснованного подозрения (что клиент предлагает им исполнить чужую идею) потребовать от заказчика предварительно урегулировать отношения с авторами идеи. Компании, не выполняющие эти требования, могут быть признаны недобросовестными независимо от того, что сделали это по предложению клиента.

9. Оплачиваемый тендер

Если организатор желает получить более детальное и подробное предложение (требующее проработки подрядчиками, подробных эскизов, сценарный детальный план и т.д.), он вправе объявить оплачиваемый тендер. В этом случае он устанавливает определенную компенсацию всем участникам тендера, не оказавшимся победителями.

2008г.  АИУ

EventsTrends — портал для организаторов и заказчиков специальных мероприятий (special events), event планировании и организации мероприятий, а также каталог event агентств, технических поставщиков и площадок для проведения мероприятий © 2017 Все права защищены. Ключевые слова: EventsTrends, Ивентс Трендс, event, портал, ивент, новости, агентства, организаторы мероприятий, лидеры ивент-индустрии, организация шоу, концертов, корпоративных мероприятий, специальных событий, тренингов, деловых туров, конференций, выставок, техническое обеспечение мероприятий, инновации, база артистов, музыканты, коллективы для корпоратива, гостинницы, туристические агентства, перевозчики, логистика, декорации, кейтеринг

Разработано с любовью командой EventsTrends